NOS OUTILS

LES OUTILS QUE NOUS UTILISONS POUR NOS MISSIONS

  

PROGCAC

ACL

REAGIR

 

 

L’auditeur, qu’il ait une mission légale ( commissariat aux comptes ) ou une mission contractuelle ( audit contractuel, expertise comptable ) a besoin d’outils pour l’aider dans sa mission, d’autant plus que les systèmes d’information se sont massivement développés, et que le recours à des progiciels (ou à des logiciels ) est devenu systématique pour traiter l’information comptable et financière. Les fichiers traités ( ou les tables dans les SGBD ) comportent facilement un très grand nombre de données dans un nombre d’enregistrement de plus en plus grand.

 

L’auditeur a donc besoin de trois types d’outils pour l’aider dans sa mission :

 

Un outil de prise de connaissance du contrôle interne

 

Un outil l’aidant dans sa démarche de revue analytique,

 

Un outil l’aidant à mener des investigations dans un ou plusieurs fichiers, pour extraire des données ayant un (ou des ) caractères qui lui sont utiles pour sa mission.

 

Le premier type est dans notre Cabinet le logiciel REAGIR que nous présenterons en fin de notice.

 

Notre Cabinet , utilise pour la démarche de revue analytique  deux outils :

L’un est le pack PE/PA de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes ( CNCC )

 

L’autre est PROGCAC, un logiciel que nous avons développé en interne.

 

 

PROGCAC

 

Notre propos est d’exposer ce que nous avons développé nous mêmes depuis plus de vingt ans, en l’améliorant sans cesse, savoir PROGCAC.

 

PROGCAC est une application qui combine à la fois EXCEL pour la récupération de deux balances annuelles successives et une application WORD pour préparer le rapport de la revue analytique. Le passage de l’une à l’autre se fait très simplement.

 

A la création du dossier deux fichiers sont créés,

Þ    Un fichier Excel qui porte le nom du dossier complété par l’année de contrôle et Balance

Þ    Un fichier Word qui porte le nom du dossier complété par l’année de contrôle et Commentaires

 

Les étapes dans le  fichier Excel :

Þ    Copier la balance de l’exercice et celle de l’année précédente dans les deux onglets préparés à cet effet

Þ    Lancer le traitement  automatique  qui permet de ventiler dans des onglets distincts prévus à cet effet  les comptes des balances comparées (classe 1, classe 2, classe 3, classe 5, et sur la base de 2 chiffres, par les classes 4, 6 et 7. et comparaison globale compte par compte des deux balances)

Þ    En outre les onglets suivants sont renseignés automatiquement : soldes intermédiaires de gestion - valeurs significatives - ratios - barème de la mission de commissaire aux comptes - détermination des seuils de signification – résultat

 

Dans le fichier WORD Commentaires, les pages suivantes  sont prédéfinies :

une page de présentation, une d’identification, une page de synthèse, un modèle de lettre de mission, les pages correspondant aux onglets de ventilation des comptes de la balance, une page « Parties liées », une page « certification des rémunérations », une page « annexe », une page « analyse financière », une page « permanence des méthodes », une page « passage aux IFRS », une page « système d’information », une page  « contrôle interne », une page « événements postérieurs » et une page « Conclusion », et un modèle de lettre d’affirmation. 

 

On trouve donc dans PROGCAC une excellente base pour le travail de contrôle de l’auditeur.

Le document WORD constitue à lui seul un rapport de contrôle, dans la mesure où l’auditeur a su le compléter avec les informations qu’il a pu rassembler au cours de ses contrôles. De même, les tableaux EXCEL sont calibrés pour pouvoir être édités en  appui et en complément du rapport WORD.

 

Ce type d’application est très utile pour les responsables financiers des entreprises et des organisations car il permet de préparer un bon dossier d’arrêté des comptes, en permettant de créer des feuilles de travail par comptes ou groupes de comptes.

Par ailleurs, en créant un lien hypertexte avec le grand livre des comptes généraux ou des comptes auxiliaires, on peut facilement avoir accès aux comptes et ainsi trouver les détails qui sont pertinents.

 

 

A la demande d’un client, on peut lui céder une licence d’exploitation de cette application et former ses collaborateurs intéressés à son utilisation.

 

 

 

 

 

 

ACL « Audit Command Language ».

 

La démarche de l’auditeur nécessite toujours des investigations dans les fichiers de l’entreprise ou de l’organisme audité.

 

 

 

ACL est un logiciel  conçu au Canada pour les auditeurs. Il permet de récupérer des données, de les analyser et de présenter les résultats sous forme de rapport.

L’utilisation d’ACL ne nécessite pas de connaissances particulières en informatique, l’apprentissage rigoureux permet de l’utiliser très rapidement dans ses fonctionnalités  de base.

 

ACL possède un intérêt majeur par rapport aux outils classiques tels que les tableurs puisqu’il permet :

 

–        de récupérer des fichiers de toutes tailles, et  la plupart des types de données

–        de  préserver le fichier source qui est intangible

–        de faire des contrôles exhaustifs ce qui permet à l’auditeur une productivité et une efficacité inégalée.

–        d’automatiser les contrôles à l’aide des scripts

 

et que par ailleurs, il possède un historique de toutes les opérations, utilisable comme modèle. : la trace des commandes. Elle enregistre et affiche les commandes émises et les résultats obtenus dans le projet d'analyse de données. Elle permet de conserver les étapes de contrôle et de reproduire  les résultats. Ceux-ci  peuvent être exportés directement à partir de l’historique dans un fichier Wordpad qui sera la base du rapport d’audit.

 

La plupart des dispositifs habituels de contrôle sont déjà programmés et accessibles par les options des différents menus, en résumé :

•         Vérifier l’intégrité du fichier et la validité des données (compter – vérifier)

•         Donner des informations sur le contenu du fichier (statistiques)

•         Vérifier la séquentialité des enregistrements (rechercher les omissions - rechercher les doublons)

•         Créer des résumés de données classés par antériorité, valeurs  (stratifier -classer – classement  par antériorité – tabulation croisée - totaliser)

•         Exécuter des analyses de BENFORD pour la recherche d’éventuelles fraudes

•         Modifier l’ordre des données  (trier – indexer) 

•         Rapprocher des données stockées dans différents fichiers (joindre – associer -fusionner – extraire/ajouter) :  par exemple rapprocher un fichier « tarif » avec un fichier « inventaire » ou bien un fichier « bons de livraison » avec un fichier « factures ».

•         Exporter les résultats dans différents formats (exporter)

•         Les résultats peuvent être produits sous forme de rapport et pour certaines commandes sous forme de graphique

 

Une démarche de contrôle créée pour une entreprise peut s’appliquer à d’autres de même nature. Les commandes utilisées pour cette entreprise peuvent être utilisées pour les autres, ce qui permet une certaine standardisation de la démarche.

 

Une récupération des données facile, des analyses rapides,  une documentation des contrôles, des résultats mis en forme,  reproductibles et accessibles à tout moment… tout est conçu dans ACL pour faciliter, accélérer, sécuriser et documenter le travail de l’auditeur

 

 

Compte tenu de l’expérience acquise dans l’utilisation de ce logiciel, nous en faisons bénéficier des entreprises ou des administrations françaises et étrangères en proposant des formations à l’utilisation de cet outil pour les services d’audit interne, d’inspection et pour les services de vérification fiscale.

 

Notre plaquette de présentation du Cabinet énumère un certain nombre d’entreprises et d’administrations dont des collaborateurs ont participé à nos sessions de formation

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Nous proposons deux sessions de formation sur le logiciel ACL :

 

- une session de prise en mains qui dure 3 jours,

 

- une session d’approfondissement qui dure 2 jours.

 

Bien entendu nous avons nos propres supports dont les cas pratiques  ont été construits à partir d’exemples pris au cours de nos activités habituelles d’audit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REAGIR

 

La démarche de l’auditeur commence toujours par un examen du contrôle interne afin de déterminer quels sont les domaines où la faiblesse de celui-ci l’oblige à renforcer ses contrôles, en ayant davantage recours à des sondages et à des contrôles sur pièces.

 

 

Afin de nous aider dans cette démarche, nous avons développé avec l’aide d’un spécialiste du contrôle interne le logiciel REAGIR.

REAGIR est un logiciel qui s’appuie sur une approche globale du contrôle interne, plutôt que de procéder à une analyse de tous les dispositifs et procédures le constituant.

 

Chaque risque principal est la conséquence de situations de risques, qui sont plus ou moins couvertes par des dispositifs ou procédures, l’impact de la survenance du risque étant évalué de fort à nul.

 

Un dispositif de calcul permet de déterminer le type d’action à mener pour y remédier :

 

Vérifier l’évaluation de l’impact

Vérifier la validité de l’évaluation de la couverture

Procéder à un audit du dispositif

 

Il s’agit pour un auditeur d’avoir très rapidement une cartographie des risques, sans avoir à investir une trop grande proportion de ses ressources en temps et en moyens humains.

 

 

Comme pour les deux logiciels précédant, nous faisons profiter de notre expérience, les clients ou les entreprises ou organisations qui sont intéressées en dispensant une formation de base permettant de prendre en main le produit et d’en connaître les principales fonctionnalités.

 

Nous pouvons aussi en liaison avec le distributeur « REAGIRSOFT » proposer une licence permettant l’exploitation du logiciel.