L’audit est une activité professionnelle qui consiste à enquêter, analyser et faire rapport de ce qui a été constaté. Il peut s’exercer dans de nombreux domaines : audit opérationnel, financier, social, technique.

" L'audit est un ensemble de techniques d'information et d'évaluation mises en oeuvre au sein d'une démarche cohérente par un professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion sur une procédure ou les modalités de réalisation d'une opération." 

"D'un point de vue générale, il s'agit donc d'une revue critique aboutissant à l'évaluation d'un travail déterminé." 

J. Raffegeau, F. Dubois et D. Menonville, L'audit opérationnel, P.U.F ,1989.

Au terme d’un audit, on peut recommander de mettre en oeuvre de nouvelles procédures, méthodes, ou une autre organisation qui permettent à l’entité auditée d’être plus efficace ou de mieux prévenir certains risques.

• Audit externe réalisé par un professionnel indépendant Si l’audit est effectué dans un but financier, il peut être légal : audit du commissaire aux comptes. Il a alors pour finalité un jugement sur les comptes exprimé dans le rapport général. Il peut être contractuel : audit de l’expert comptable. Il a pour finalité l’objectif défini dans la lettre de mission.

• Audit interne réalisé par un salarié de l’entreprise L’audit est réalisé dans le cadre d’un programme d’audit, selon les directives de la Direction Générale, avec des objectifs définis dans l’ordre de mission

L'auditeur est un enquêteur, donc curieux, incrédule, rationnel, organisé et réfléchi.

Il ne peut pas avoir toutes les compétences.Sur le plan financier, il doit avoir un bon niveau comptable, financier, juridique et économique.

A ces compétences, il doit ajouter aujourd’hui une bonne connaissance des systèmes d’information. Si l’activité d’audit est multiforme, l’équipe doit être pluridisciplinaire.

Quelque soit le type d'audit mené ( audit social, fiscal, financier ou de gestion...), la démarche de l'auditeur reste sensiblement la même:

• Prise de connaissance de l'entité auditée
• Définition du domaine à auditer compte tenu de la mission de l'auditeur
• Études et analyse du domaine
• Mise en évidence des irrégularités, anomalies, risques non couverts...
• Appréciation générale et rapport.

Commissariat aux comptes

Nos types d'interventions:

Mission générale:
• certification des comptes annuels et des comptes consolidés 
• Vérifications et informations spécifiques (conventions réglementées,  égalité entre les actionnaires,  les documents adressés  aux actionnaires…)
Interventions définies par la loi ou le réglement
• commissariat aux apports : Mission légale de contrôle de la valorisation des éléments
  apportés dans le cadre d'une opération d'apport partiel d'actif ou de fusion.
• Commissariat à la transformation : Mission légale de contrôle en cas de transformation
  de société.

Audit de conformité des logiciels de gestion

Audit de conformité des logiciels de comptabilité notariale

Parmi ses activités, le Cabinet BARY et associés s’est très tôt intéressé aux techniques d’audit en milieu informatisé et à la formation aux outils d’audit.

Ayant dans sa clientèle des offices de notaires, il s’est intéressé dès 1984 à la définition d’une méthodologie d’audit de conformité des logiciels, et en particulier au développement dans le notariat des attestations de conformités de logiciels de comptabilité notariale.

L’arrêté de Mai 1984 apportait un référentiel, et les missions d’audit de conformité étaient à formaliser.

Dès cette époque, le Cabinet BARY et Associés a effectué pour diverses SSII des audits de conformité, d’abord sur site pour des offices importants mettant en oeuvre des systèmes d’information du niveau de la mini-informatique, et ensuite, avec le développement de la micro informatique, directement chez les concepteurs.

Membre de la Commission Informatique Comptable du Conseil Supérieur du Notariat en qualité d’expert, François BARY a cessé ses missions d’audit jusqu’en 2004.Inscrit à nouveau sur la liste des commissaires aux comptes habilités à délivrer l’attestation de conformité des logiciels de comptabilité  notariale, le Cabinet BARY et Associés a repris en 2006 ses activités d’audit de conformité de logiciel de comptabilité notariale.

Du fait de son expérience et de celle de Martine DORARD, responsable des audits de conformité du Cabinet BARY et Associés, François BARY a rédigé une série d’articles sur l’arrêté du 27 Janvier 2006 que nous reproduirons sur notre site dans les semaines qui viennent.

Quelques réflexions sur l'Audit de conformité en vue de la délivrance
de l'attestation par un commisaire aux comptes : consulter l'article

Une expérience nouvelle : L’audit de conformité des logiciels de comptabilité des huissiers de Justice.

Nous avons été contactés en Août 2012, par une consoeur, expert comptable et commissaire aux comptes, inscrite en Juillet sur la première liste des commissaires aux comptes habilités à établir une attestation de conformité des logiciels de comptabilité des huissiers de Justice. ( arrêté du 25 juin 2012, parution au JO du 17 juillet 2012 page 11724 )

C’est compte tenu de notre expérience en matière d’audit de conformité des logiciels de comptabilité d’offices notariaux, que nous avons été contactés afin que nous établissions un partenariat avec ce confrère afin de développer la méthodologie appropriée et que nous l’expérimentions en collaborant avec elle sur l’audit de conformité d’un logiciel conçu et développé par une SSII.

En effet, le Ministère de la Justice a publié un arrêté le 31 Mai 2011, JO n° 136 du 12 Juin 2011 p 10068 relatif à l’attestation de conformité des logiciels de comptabilité des Offices d’huissiers de Justice.

La lecture de cet arrêté et de ses annexes, montre que la démarche mise en œuvre est très proche de celle antérieurement appliquée aux logiciels de comptabilité notariale.

 Au terme de cet arrêté,  et ce à compter du 1^er janvier 2012 tout office d'huissier de justice devra utiliser un logiciel de comptabilité dont la conformité aux prescriptions du présent arrêté et de ses annexes a été attestée par un commissaire aux comptes.
L'attestation est délivrée pour une durée de trois ans, sous réserve d'un changement de version du logiciel dans ce délai.
Elle est antérieure à la mise en service d'un nouveau logiciel ou d'une nouvelle version du logiciel dans l'office.

 
Ce logiciel est implanté dans un nombre suffisant d’offices d’huissiers de Justice, ce qui lui confère un intérêt significatif.

 
Nous avons donc élaboré avec notre consoeur, et pour le Cabinet BARY et Associés François BARY avec le concours de Martine DORARD un guide de test qui suit l’annexe n°1 de l’arrêté, mais aussi les dispositions du cahier des charges qui avait été fourni par la Chambre Nationale des Huissiers aux SSII concepteur des logiciels.

A chaque prescription de l’arrêté ou du cahier des charges, un test est proposé pour valider la correcte application de cette prescription lors de l’utilisation du logiciel. Bien entendu, l’auditeur ne peut qu’affirmer qu’il n’a rien constaté de contraire aux règles définies dans l’arrêté ou dans le cahier des charges.

Il doit s’appuyer aussi sur un lettre d’affirmation du concepteur dans laquelle celui ci s’engage a avoir transmis toutes les informations relatives au fonctionnement du logiciel et n’avoir rien caché à l’auditeur de disposition du logiciel qui pourrait contrevenir aux dispositions de l’arrêté.

C’est une mission qui peut prendre un temps certains, d’autant plus long que le logiciel comporte plusieurs sources d’écritures comptables. 
Souhaitons que comme dans  le notariat une commission ad hoc suivent l’évolution des progiciels, garde le contact avec les SSII, et reçoivent els informations des anomalies rencontrées lors des inspections. C’est un excellent moyen de faire évoluer l’arrêté ( qui comporte quelques points à préciser… ) et de sécuriser l’informatique des huissiers de Justice.

Contrat de service financé par l'Union Européenne : Le rapport de vérification des dépenses.

 

Lorsqu’une entreprise est adjudicataire d’un contrat de service financé par l’Union Européenne, les factures périodiques doivent faire l’objet d’un rapport de vérification des dépenses.

Ce rapport n’est pas un audit à proprement parlé. Les termes de référence précisent dans les raisons du mandat :

Le contractant est tenu de soumettre au pouvoir adjudicateur un rapport de vérification des dépenses établi par un auditeur externe accompagnant sa facture afin de justifier le paiement sollicité au titre de l’article 29.1 des conditions générales du contrat de services. L’ordonnateur de la Commission a besoin de ce rapport, étant donné que le paiement de la facture ainsi que des honoraires et des dépenses portés en compte qu’il effectue est subordonné aux observations factuelles qu’il contient.

Notre cabinet est mandaté depuis plusieurs années pour effectuer les diligences des procédures convenues afin d’établir pour un client les rapports de vérification des dépenses sur les contrats visés par ces dispositions.

 Lorsqu’un contrat est soumis à cette procédure, un budget de dépenses de vérification est prévu par l’Union Européenne, en plus des fees et des  incidental expenditure en tant que expenditure verification. 

Depuis 2012, notre cabinet a été sollicité par d’autres entreprises pour assurer cette mission sur leurs contrats financés par l’Union Européenne, dans des domaines aussi variés que la pêche, la culture ou le droit.

Cette mission de vérification des dépenses est une mission qui est directement rattachée à nos missions d’audit et vient élargir notre domaine d’action.

 

Mutuelles

La fiscalisation des Mutuelles à compter de janvier 2012 a entrainé entre autre leur assujettissement aux règles de contrôle fiscal des comptabilités informatisés. Or cet assujettissement peut poser quelques soucis aux mutuelles dont les modules de traitement des cotisations et des prestations ont été développés il y a un certain  nombre d’années, dans un contexte non soumis à la fiscalité des entreprises qui laissait une très large liberté de conception  et de réalisation des applications informatiques.

 

Dans toute application contrôlée par l’Administration fiscale, un certain nombre de contraintes limitent et encadrent la liberté et la créativité de développement.

 

L’existence de la piste d’audit est en particulier un élément déterminant de la prise en compte ou du rejet de la comptabilité de l’entité vérifiée par l’Administration fiscale.

 

Or le respect de la piste d’audit, lorsque l’entité n’est pas fiscalisée n’est pas, bien souvent, la priorité du développeur, comme elle n’est pas non plus le déterminant du cahier des charges du maître d’ouvrage.

 

De même, la Gestion des clôtures souvent non faite dans les outils de gestion, permettant de continuer à passer des écritures en gestion, alors que la comptabilité générale est clôturée crée une discordance entre les comptes dans l’outil de gestion et dans la comptabilité générale.

 

Mais les problèmes de conformité ne se limitent pas à cette situation. On peut aussi s’interroger sur les règles de l’archivage des fichiers de gestion à la clôture des exercices afin de toujours pouvoir justifier les écritures qui se sont déversées dans la comptabilité générale.

 

Il est donc indispensable que les systèmes d’information des mutuelles soient audités dans un esprit de recherche du respect de la conformité fiscale pour prévenir le risque de rejet de comptabilité en cas de vérification fiscale d’une comptabilité informatisée.

 

Le Cabinet BARY et Associés qui s’est depuis longtemps investi dans la conformité des logiciels s’est particulièrement intéressé à cette conséquence de la fiscalisation des MUTUELLES et peut proposer une mission de diagnostique pour évaluer le niveau de respect de la conformité fiscale du système d’information informatisé et identifier les changements à opérer permettant de remédier aux discordances éventuellement constatées.